우선 중소기업의 총무담당자들은 업무 특성상 근로기준법과 매우 밀접하게 연관되어 있는 바, 본 서에서 언급하는 총무기초 사항에 관한 서식규정의 실무작성 방법의 언급에 있어서도 근로기준법은 매우 빈번하게 인용된다. 이러한 근로기준법은 상시 5인 이상의 근로자를 사용하는 사업(또는 사업장)에 적용하므로(근로기준법 제11조 제1항). 상시 4인 이하의 소기업은 원칙적으로 근로기준법의 적용대상이 아니라고 할 수 있다. 그러나 상시 4인 이하의 소기업일지라도 근로기준법의 일부가 적용된다(근로기준법 제11조 제2항).
  따라서 만약 상시 4인 이하의 근로자를 고용하고 있는 소기업 총무담당자라면 일단 근로시간(제50조-1주 44(또는 40)시간, 1일 8시간), 퇴직금 제도(제34조), 연장근로제한(제53조), 연장•야간 및 휴일근로에 대한 수당가산(제56조), 연차유급휴가(제60조, 월차-구 근기법 제57조) 등의 규정은 적용되지 않는다는 점을 알아두기 바란다. 이는 기업 규모의 영세성을 고려하여 사업주의 경제적 부담을 경감하여 주려는 취지로 일면 볼 수 있으나 악용하지 않도록 하여야 할 것이다.
  1단계 서식규정 부분은 중소기업 총무 업무에서 가장 사용빈도가 높고 기초적으로 구비되어야 할 서식규정을 최대한 간결화하여 제시하였다.
  따라서 50인 미만의 중소기업 총무실무자는 본 고에서 제시하는 1단계 서식규정으로도 충분히 기초적인 총무시스템 구축 및 관련업무 처리가 가능할 것이다.

 [목차]
1. 회사의 규모를 떠나서 취업규칙의 작성 및 비치와 시행은 기업의 가장 기본이다. 
   _ 취업규칙, 취업규칙신고서, 의견청취서, 취업규칙변경표 
2. 기업의 총무실무자는 해당 기업에서 사용되는 문서에 대한 전체적인 관리를 기할 
   필요가 있다 _문서관리규정
3. 근로계약서를 작성하지 않은 경우 분쟁사항과 관련하여 정당성을 입증하기가 매
   우 곤란하게 된다 _ 근로계약서 
4. 평소에 근로자 개인별로 업무 및 경력에 관한 제반 정보사항을 요약 정리하자
   _ 인사카드, 근로자명부, 근로자현황표
5. 업무지시서를 통하여 기존의 업무에 대한 신속한 업무파악을 할 수 있다.
   _ 업무지시서 
6. 회의록을 작성하여 비치하여 둠으로써 향후 회의에서 도출된 결론에 따른 업무진
   행 사항에 대하여 책임을 추궁할 수 있다 _ 회의록 
7. 업무일지의 작성이 제대로 된 경우 이것이 무형의 자산이 되므로 후일 업무처리 
   담당자가 바뀌더라도 기존 업무 처리 지식이 지속된다 _ 업무일지 
8. 총무담당자는 근태관리를 명확하게 하고 그에 따른 근거자료를 확보해 둘 필요가 
   있다 _ 근태관련 신청서, 근태관리표 
9. 사전에 시간외 근로에 대한 일정한 통제를 하여 부당한 시간외 근로를 통한 수당
   청구 사례가 없도록 할 필요가 있다 _ 시간외근로신청서, 시간외근로표 
10. 근로자에게 동일한 잘못을 하지 않도록 심리적으로 압박하는 효과와 사규준수의 
   적정성을 기할 수 있다 _ 시말서 
11. 인사명령을 중소기업에서는 규모가 작다는 이유로 구두로 통지하면 안 된다
   _ 인사명령장, 해고수당수령확인서
12. 사직서 업무인수인계서 등 퇴사관련 서류를 확보하여 후일 사직한 근로자와 분쟁
   이 발생할 경우 근거자료로 활용하자 _ 사직서, 업무인계인수서
13. 재직증명서와 경력증명서 등은 적어도 30일 이상 계속하여 근무한 근로자만이 해
   당되며, 사용자는 근로자가 퇴직 후 3년간 발급의무가 있다
   _ 재직증명서, 경력증명서 
14. 기업이 보유하고 있는 주요물품 및 기자재에 대한 재물조사와 관리대장을 작성하
   고 이를 지속적으로 유지관리 해야 한다 _ 재물현황표, 물품명인표 
15. 품의 내용의 기재에 있어서는 당해 업무 추진의 필요성을 제시하고 필요한 경우 
   당위성에 관한 근거자료를 첨부하는 것도 필요하다 _ 품의서 
16. 업무의 종료 시에 보고서를 작성하여 제출하도록 하고 이를 유지관리 하도록 하
   여 추후 동일한 업무수행 시 소요시간을 단축시키고 업무수행 노하우를 축적시킬 
   필요가 있다 _ 보고서 
17. 기업 내부적으로 다른 근로자나 다른 부서에 대하여 필요한 업무협조 사항을 구
   하는 경우에는 협조전을 작성하여 교부함으로써 근거를 남겨야 한다 _ 협조전 
18. 견적서를 제공한다고 하여 또는 견적서를 제출 받는다고 하여 반드시 계약을 체
   결하여야 할 의무는 없는 것이다 _ 견적서 
19. 기업에서 작성되는 다양한 문서 가운데서도 매우 중요한 의미를 지니는 것의 하
   나가 공문의 작성 및 관리라고 할 수 있다
   _ 대외공문, 공문발송대장, 공문접수대장 
20. 사용인감계를 제출 받은 경우 사용인감계에 명시된 위임의 범위와 당해 거래의 
   목적범위가 일치하는지를 확인하여야 한다 _ 사용인감계

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